Planner Setup: actionable step-by-step guide||إعدادات البلانر: خطة تنفيذ عملية خطوة بخطوة

filofax planner setup decoration





Okay, let’s agree on an important concept before we start here: first, and before you start working with your planner, you’ve gotta have it personalized. Why? because it has to work for you baby, it has to do the good job just for you and that’s how we are gonna make it.

I want you to think about it this way: planners are actually mass produced and they are supposed to go and fit every single person need regardless of their background and personal need. That is how most companies see it at most, but then you don’t have to! You can always give your planner a personal more humanized touch so that you both can get along together and get some work done!

To prevent any unnecessary confusion, I want you to think of planner set up as two main tasks you have to do:

  1. Physical Tasks : which will include essential and decorative set up.
  2. Functional Tasks: were you are going to write down essential dates and appointments.

Let’s get the party started! Bring your planner and let’s get her a makeover!

Starting with the Physical tasks ..

The easiest thing is just to remove everything already in and start working from the very beginning ( trust me in that, it’s much easier than trying to work around what is already in there and getting too much tweaking and alternation).

Here is my Filofax balnk  LOL

Filofax planner set up

Then, you will have to put your planner dividers and decide on what sections you want to include in your planner.

Planner setup planner dividers

If you are still not sure I will suggest that you start with: your monthly/ weekly calendar, work/blog/shop organizer,  book summary, finance and budget planner.


Next, get appropriate planner inserts into each corresponding section pssst. do you know that you can get your planner inserts for FREE from our VIP Library?).

Planner setup

Once you got that in place, all you have to do is to setup your dashboard.

Planner Starter Kit- Dashboard

Generally, this would be as simple as adding your favorite sticky notes and other notepad sampler to your front page.Just make sure that it’s functional and you add what you are going to use at one point.


Then we will come to the decorative side. Well, to tell the truth, it’s not entirely decorative! It’s just a mean to bring some fun and beauty to the essential planner tools.

In the front pocket consider adding some pretty journal cards with inspirational quotes that will instantly put you in the mood for productivity.

filofax planner setup decoration

Don’t forget to add extra paper clips and book marks just in case you needed to mark more pages .


Keep your stickers handy as well, I love to keep the “kit of the week” with few of my planner sticker staples in the back pocket of my planner.

Planner Setup

Also, I decorated the notepad that came with my Filofax and will keep it in case I needed to brain dump and have more extra listing space.

If you have a pouch – and I would encourage you to consider buying one or DIY  if you don’t – you might want to keep important receipts and appointment slips handy. I also use them as a place to store the USBs that I frequently use, so that in this way I will always make sure I will take them with me.

Now let’s come to the heart and soul of the planner .. let’s come to the functional part..

First, go ahead and mark the national/international holidays and events that are important to you. For example, you might want to mark the national day, beginning of Ramadan and your best friend’s birthday. Those are constant days that will never change, so always make sure that you will mark those in your calendar first.

I usually go one step further and mark how many days/weeks I need to prepare for that event, if any. In that way , I will make sure that big events will always come stress free.

Then go ahead and write down any appointments or deadlines that you have and you know about them in advance.

This way you will make sure that you get the important things in first and then the rest is totally yours.

Depending on your planning style , you might want to prepare a day before or a week before. It doesn’t matter. As long as you remember to get your tasks up and ready in time that is totally ok. Just remember to plan at least one day ahead or sit down in the early morning each day and add few tasks to that day. For me, I prefer to plan one week ahead and then will add few tasks every day according to the circumstances.

Just remember that whatever it’s, this journey is meant to be more fun and lead to increased productivity. So if you find yourself confused or struggling, you might be missing the whole idea of planning.

Not sure which planner is right for you? let me help you choose your ideal planner and hey! don’t forget to grab your free planner insert printable.

Don’t forget to read the planner starter kit. It will get handy soon LOL.

Now it’s your turn,I would LOVE to hear from you. Make sure that you add your thoughts in the comments below and tell me about the following:

  1. Which item of the planner setup appeals most to you and what other things you think might be good-to-have that I  didn’t mention?
  2. What is your current planning style? Do you plan week ahead or day ahead or something else and how is that system working for your?

Don’t forget to like and share this post on Facebook or Twitter or any of your favorite social media. Also don’t miss the chance to subscribe to my newsletter and get and insider-only exclusive access to my VIP Library with free planner printable and designs.

Keep dreaming big,

Add Comment


في البداية خلينا نتفق على شي مهم : قبل لا تمسكي أي بلانر وتبدئي باستخدامها ، لازم انك تخليها فعلا حقتك وعلى ستايلك.

فكري بالموضوع كالتالي: على الأغلب الشركات اللي تصنع البلانر تصنع منها كميات ضخمة  في وقت واحد، والمفروض إنها تناسب احتياجات بنات مختلفات في ظروف مختلفة و أوقات مختلفة ، وببساطة بقولك : دا شي مو صحيح .. عشان كدة دورك أول ما تحصلي على البلانر حقك هو انك تعدليه و تخليه يلائم مع احتياجاتك الخاصة..

عشان ما يكون الموضوع صعب، ابغاك تتخيلي إن تهيئة البلانر ممكن ننظر لها على قسمين:

  1. القسم الفيزيائي (هههه عجبني الاسم ) : هو قسم الأوراق الاساسية و التزيين.
  2. القسم العملي: وهو ما يشمل الكتابة والتدوين .

نبدء بالقسم الفيزيائي..

أولا اسهل شي هو انك تفضي البلانر حقك تماما وتشيلي منه اي أوراق موجودة ..

Filofax planner set up

بعدين حطي الفواصل ( تعلمي كيف تصنعي الفواصل الخاصة بك) و رتبيها على الأقسام المناسبة لك .

Planner setup planner dividers

الآن تحطي التقويم ومطبوعات البلانر ( شوفي كيف ممكن تحصلي على مطبوعاتك الخاصة مجانا عبر مكتبة كبار لشخصيات الخاصة بنا)

Planner setup

وبعدين تحطي الداشبورد وهو لوحة التحكم الخاصة بك.. عامة أضيفي له الأوراق اللاصقة والفواصل و الأشياء اللي راح تحتاجيها مع التدوين ، وحاولي إنك تختصري على الأشياء اللي فعلا راح تستخدميها ..

Planner Starter Kit- Dashboard

الآن جزء التزيين، وهو في الحقيقة مو تزيين وبس ، بل هو تزيين عملي في نفس الوقت لأنه حتحطي أشياء راح تحتاجيها وراح تساعدك بشكل كيوت ..

أحب أحط أوراق الجورنال و العبارات الملهمة اللي تكون مصدر دعم لك كل يوم ..

filofax planner setup decoration

كمان أحب أضيف عدد من مشابك الأوراق و البوكمارك اللي منها أعرف أنا في أي صفحة ..

وفي الخلف احب احتفظ بالستيكرز اللي بستخدمها لهذا الأسبوع مع عدد من الستكرزات اللي بستخدمها بشكل مستمر .. وكمان زينت الدفتر اللي جا أصلا مع فايلوفاكس عشان يصير الثيم حقه ماشي مع باقي البلانر، وبستخدمه لكتابة المهام السريعة قبل لا احطها في البلانر…

Planner Setup

الجزء العملي أو التدوين يكون كالتالي:

  1. اضيفي أول شي التواريخ والمناسبات الوطنية أو العالمية الهامة أو تواريخ المناسبات و أعياد الميلاد اللي ما تتغير، يعني هي ثابتة من سنة لسنة : مثلا متى بداية السنة، بداية الرمضان، اليوم الوطني ، عيد زواجك وهكذا.
  2. أضيفي اي مواعيد أو حجوزات قمت بها مسبقا مثلا موعد طبيب الأسنان ، موعد فرح صديقتك.
  3. بعدين نجي للتخطيط الاسبوعي ، مثلا قبل كل أسبوع ، او يوم قبل ، تجي تخططي للأيام القادمة و تحددي ايش اللي تبي تسويه في كل يوم .. وهكذا .

هذه هي الفكرة بشكل مبسط جدا، اتمنى تكونوا استفدتوا .. لا تنسوا تسيبوا تعليق في الردود بالاسفل وكمان حابة إني اسمع منك جواب الأشياء التالية :

  1. من الطريقة اللي قلتها فوق ، ايش حسيتي منها الاقرب لقلبك وايش في اشياء تعتقدي إنها حلو تكون عندك وانا ما ذكرتها حابة تضيفيها؟
  2. ايش هو اسلوبك في التخطيط ، هو تخططي قبل اسبوع أو قبل يوم أو كم يوم .. وكيف حاسة الموضوع مناسبك وماشي معك.

ولا تنسي إنك تعملي لايك و تشاركي هذا الموضوع على فيسبوك أو توتير أو اي من وسائل التواصل الاجتماعي المفضلة عندك . وكمان لا تنسي تشاركي في قائمة مراسلاتي عشان يوصلك كل ما هو جديد و تحصلي على مرورك الخاص لمكتبة كبار الشخصيات المليئة بالمطبوعات المجانية ودائما بضيف فيها جديد.

ودمتم على أحلام محققة،





Related Post

1 thought on “Planner Setup: actionable step-by-step guide||إعدادات البلانر: خطة تنفيذ عملية خطوة بخطوة”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *